1. Aplicaciones de propósito general
Además de instalar y mantener sistemas, un técnico documenta su trabajo: manuales, inventarios, presupuestos, informes de incidencias. Para ello se usan las aplicaciones de propósito general, agrupadas en suites ofimáticas.
| Tipo | Para qué | Microsoft 365 | LibreOffice | Google Workspace |
|---|---|---|---|---|
| Procesador de textos | Documentos, manuales, informes | Word | Writer | Docs |
| Hoja de cálculo | Cálculos, inventarios, presupuestos, gráficos | Excel | Calc | Sheets |
| Presentaciones | Exponer proyectos | PowerPoint | Impress | Slides |
| Base de datos ofimática | Pequeñas bases de datos con formularios e informes | Access | Base | (AppSheet) |
| Dibujo y diagramas | Esquemas de red, diagramas | Visio | Draw | Drawings / draw.io |
| Correo y agenda | Comunicación | Outlook | (Thunderbird) | Gmail, Calendar |
| Microsoft 365 | LibreOffice | Google Workspace | OnlyOffice | |
|---|---|---|---|---|
| Licencia | Suscripción (propietaria) | Libre y gratuita (MPL) | Suscripción (gratis para uso personal) | Libre (AGPL) y comercial |
| Dónde | Escritorio y web | Escritorio | Web (navegador) | Escritorio, web y autoalojado |
| Formato nativo | OOXML (.docx, .xlsx, .pptx) | ODF (.odt, .ods, .odp) | En la nube; exporta a ambos | OOXML |
| Colaboración en tiempo real | Sí | Limitada (con Nextcloud/Collabora) | Sí, su punto fuerte | Sí |
1# Windows
2winget install TheDocumentFoundation.LibreOffice
3winget uninstall TheDocumentFoundation.LibreOffice
4# Ubuntu
5sudo apt install libreoffice libreoffice-l10n-es
6# Convertir documentos sin abrir la aplicación (útil en scripts)
7soffice --headless --convert-to pdf informe.docx
8soffice --headless --convert-to xlsx inventario.ods2. El procesador de textos para documentación técnica
Formato a mano frente a estilos 🎨
- Estilos de párrafo (Título 1, Título 2, Cuerpo de texto, Código) y de carácter. Nunca formatear a mano.
- Numeración de títulos (1, 1.1, 1.1.1) vinculada a los estilos de título.
- Índice (tabla de contenido) automático a partir de los títulos, y también índices de figuras y tablas.
- Leyendas numeradas en figuras y tablas y referencias cruzadas («véase la figura 3») que se actualizan solas.
- Encabezado y pie con el título del documento, la versión y la numeración de páginas.
- Saltos de página y de sección (no pulsar Intro hasta cambiar de página).
- Plantillas (.dotx, .ott) con los estilos y la portada de la empresa.
- Control de cambios y comentarios para revisar documentos entre varias personas.
- Accesibilidad: texto alternativo en imágenes, títulos jerárquicos, contraste; el comprobador de accesibilidad lo revisa.
- Exportar a PDF (o PDF/A para archivar) para distribuir la versión final.
3. La hoja de cálculo
Una hoja de cálculo organiza datos en celdas (columna + fila: B3) y permite calcular con fórmulas que empiezan por =. Es la herramienta habitual para inventarios de equipos, presupuestos, horarios o análisis de registros.
Referencias
| Tipo | Ejemplo | Al copiar la fórmula… |
|---|---|---|
| Relativa | =B2*C2 | Se ajusta (en la fila 3 pasa a =B3*C3) |
| Absoluta | =B2*$F$1 | $F$1 no cambia (por ejemplo, el % de IVA en una celda fija) |
| Mixta | =$A2*B$1 | Fija solo la columna o solo la fila (tablas de doble entrada) |
| Otra hoja | =Precios!B4 | Toma el valor de la hoja «Precios» (en LibreOffice: $Precios.B4) |
Ejemplo: inventario de equipos
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Equipo | Unidades | Precio | Total | Estado |
| 2 | Portátil | 12 | 650 | =B2*C2 | =SI(B2<5;"Pedir";"OK") |
| 3 | Monitor | 20 | 180 | =B3*C3 | =SI(B3<5;"Pedir";"OK") |
| 4 | Ratón | 3 | 15 | =B4*C4 | =SI(B4<5;"Pedir";"OK") |
| 5 | TOTAL | =SUMA(B2:B4) | =SUMA(D2:D4) | =CONTAR.SI(E2:E4;"Pedir") |
| Función | Para qué | Ejemplo |
|---|---|---|
| SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN | Agregados | =PROMEDIO(C2:C4) |
| CONTAR, CONTARA, CONTAR.SI | Contar celdas (que cumplen una condición) | =CONTAR.SI(E2:E20;"Pedir") |
| SUMAR.SI(.CONJUNTO) | Sumar lo que cumple condiciones | =SUMAR.SI(A2:A20;"Portátil";D2:D20) |
| SI, Y, O | Decisiones | =SI(Y(B2>0;C2>0);B2*C2;0) |
| BUSCARV / BUSCARX | Buscar un valor en una tabla | =BUSCARX(A2;Precios!A:A;Precios!B:B) |
| REDONDEAR, HOY, TEXTO | Números, fechas y formato | =REDONDEAR(D2*1,21;2) |
- En castellano los argumentos se separan con punto y coma y los decimales llevan coma.
- Formato condicional (resaltar el stock bajo), validación de datos (listas desplegables), filtros y tablas dinámicas para resumir miles de filas.
- Gráficos: columnas para comparar, líneas para evolución en el tiempo, circular solo para partes de un total.
- Para intercambiar datos con otros programas se guarda en CSV (texto separado por comas o punto y coma).
4. Elaborar documentación técnica
| Documento | Contenido | Lector |
|---|---|---|
| Manual de instalación | Requisitos, pasos numerados, capturas, comprobaciones, problemas frecuentes | Técnicos |
| Manual de usuario | Tareas habituales explicadas sin jerga, con capturas | Usuarios finales |
| Manual de administración | Configuración, copias y restauración, usuarios, mantenimiento | Administradores |
| Inventario | Equipos, número de serie, ubicación, software y licencias, garantía | Responsable de sistemas |
| Informe de incidencia | Fecha, usuario, síntoma, diagnóstico, solución, tiempo empleado | Equipo de soporte |
| Procedimiento | Cómo se hace una tarea repetitiva, paso a paso (altas de usuarios, copias) | Cualquier técnico |
Estructura y estilo
- Portada con título, versión, fecha y autor, y un control de versiones (tabla de cambios).
- Índice automático.
- Objetivo y alcance: qué cubre el documento y para quién es.
- Contenido en pasos numerados, un paso = una acción, con el resultado esperado.
- Capturas recortadas y señaladas, con leyenda; comandos en letra monoespaciada.
- Solución de problemas y glosario.
Consejos de redacción
Markdown: documentación en texto plano
En el mundo del desarrollo mucha documentación se escribe en Markdown: texto plano con marcas sencillas que GitHub, GitLab, wikis y editores convierten en páginas con formato. Se versiona con Git junto al código.
1# Servidor de ficheros de la oficina
2
3Procedimiento de **alta de usuarios** · versión 1.2 · 30/09/2025
4
5## Requisitos
6- Acceso por SSH al servidor `srv-ficheros`
7- Pertenecer al grupo *sudo*
8
9## Pasos
101. Conéctate: `ssh admin@192.168.20.10`
112. Crea el usuario:
12 ```bash
13 sudo adduser ana
14 sudo usermod -aG ventas ana
15 ```
163. Comprueba con `id ana`.
17
18| Grupo | Carpeta | Permiso |
19|--------|-----------------|---------|
20| ventas | /srv/ventas | 2770 |
21
22> Si el usuario ya existe, revisa sus grupos en lugar de crearlo.
23
24[Manual completo](https://intranet/manual.pdf)5. Formatos estándar y trabajo colaborativo
| Formato | Tipo | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| ODF (.odt, .ods, .odp) | Estándar abierto ISO/IEC 26300 | Documentos editables sin depender de un fabricante; obligatorio en muchas administraciones |
| OOXML (.docx, .xlsx, .pptx) | Estándar ISO/IEC 29500 (Microsoft) | Intercambio con usuarios de Microsoft Office |
| PDF / PDF/A | Estándar ISO 32000 / 19005 | Versión final para distribuir / archivar a largo plazo |
| CSV | Texto con valores separados | Intercambiar tablas entre programas (importar en un ERP, una base de datos) |
| Markdown, TXT | Texto plano | Documentación junto al código, notas, README |
| PNG / SVG | Imagen | Capturas / diagramas escalables |
- Edición simultánea en la nube (Microsoft 365, Google Docs, Nextcloud + Collabora): varios autores a la vez, sin enviar versiones por correo.
- Historial de versiones para recuperar cómo estaba un documento y ver quién cambió qué.
- Permisos de compartición: lector, comentador, editor; cuidado con los enlaces «cualquiera con el enlace» para documentos internos.
- Gestión documental (SharePoint, Alfresco): carpetas con metadatos, flujos de aprobación y retención.
- Nombrar los ficheros de forma consistente:
2025-09-30_manual-instalacion_v1.2.pdf.
6. Ejercicios
Presupuesto de un aula
En una hoja de cálculo, prepara el presupuesto de equipamiento de un aula de 20 puestos: columnas Concepto, Unidades, Precio unitario, Subtotal, IVA (21 % en una celda fija) y Total. Añade una fila de totales, un formato condicional que resalte las líneas de más de 5000 €, una columna Proveedor con validación de datos (lista desplegable) y un gráfico de columnas con el total por concepto. Escribe las fórmulas de la fila 2 y de la fila de totales.
Manual de instalación
Redacta con un procesador de textos el manual de instalación de una máquina virtual Ubuntu en VirtualBox (el que hiciste en el tema de instalación). Requisitos: plantilla con portada y tabla de versiones, estilos de título numerados, índice automático, al menos 5 capturas con leyenda numerada y una referencia cruzada, encabezado con el título y pie con «Página X de Y», un apartado de problemas frecuentes, y exportación a PDF con marcadores.
Parte de incidencias
Diseña una plantilla de parte de incidencias (en hoja de cálculo o formulario) y rellénala con esta incidencia: el 30/09 a las 9:15, Lucía (secretaría) no puede imprimir; la impresora compartida \\srv\hp-secretaria aparece «sin conexión». El técnico comprueba que el servicio de cola de impresión del servidor está detenido, lo reinicia y a las 9:40 funciona. Indica qué campos debe tener la plantilla y por qué.